Manuskript für die Ausbildung von Verwaltungsfachangestellten, 1.Ausbildungsjahr
Thema "Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe"

4.    Die Ausstattung mit Arbeitsmitteln

4.1.    Grundlagen, Begriff, DIN-Vorschriften

Begriff:

Arbeitsmittel (i.S.d.Bürokunde) = Verwaltungsgebäude, Mobiliar sowie sämtliches Arbeitsgerät und Mobiliar zur Durchführung der Verwaltungsarbeit. Unterteilung in Sachen zum Gebrauch (z.B. Räume, Möbel, IT) oder zum Verbrauch (z.B. Papier, Briefumschläge).

Die meisten Arbeitsmittel unterliegen Normen (DIN bzw. EN). Dadurch wird eine Vereinheitlichung von Arten, Größen, Formen und Abmessungen, Begriffen, Bezeichnungen, Vordrucken, Sicherheitsbestimmungen erreicht. Die Normen werden entsprechend dem jeweiligen Stand von Wissenschaft und Technik festgelegt und dienen der Rationalisierung, der Qualitätssicherung, der Sicherheit und der Verständigung in Wirtschaft, Technik, Wissenschaft, Verwaltung und Öffentlichkeit. Bekannte Normen in der Verwaltung sind z.B. Papierformate ("DIN A4"), Regeln für die Textgestaltung, für Büromöbel u.a..

Normen bilden u.a. eine Grundlage bei der Beschaffung von Arbeitsmitteln, um zu vergleichbaren Angeboten zu gelangen. Die Beschaffung der Arbeitsmittel erfolgt in der öffentlichen Verwaltung grundsätzlich auf dem Wege der Vergabe über Ausschreibungen (öffentliche/ beschränkte Ausschreibung; freihändige Vergabe).

4.2.    Arbeitsplatz und Arbeitsraum

Arbeitsraum:

Mindestanforderungen lt. Arbeitsstättenverordnung an Büroarbeitsplätze (bis 50 m²):
- Grundfläche mindestens 8 m²
- lichte Höhe mindestens 2,50 m (bei schrägen Wänden über Arbeitsplätzen und Verkehrswegen ebenfalls mindestens 2,50m)
- für jeden ständig anwesenden Mitarbeiter Mindestluftraum 12 m³.

Richtwerte für Grundfläche für jeden Büroarbeitsplatz: 10 m², bei technischen Arbeitsräumen (u.a. gesonderter PC-Tisch) 12 m². Der Richtwert lässt sich oft nicht einhalten, da z.B. Führungskräften oft mehr Raum zugebilligt wird. Ferner benötigen eine Reihe von Mitarbeitern (insbesondere im sozialen Bereich) Einzelzimmer, die meist größer als 12 m² sind (Besucherverkehr!).

Sehr ökonomisch und flexibel sind Großraumbüros, die in der öffentlichen Verwaltung jedoch selten sind (Datenschutz).

Zusammengehörende Organisationseinheiten sollten soweit wie möglich zusammenhängend untergebracht werden.


Arbeitsplatz:

Arbeitsplatz = kleinste räumliche Einheit, in der Aufgaben erfüllt werden; umfasst alle Elemente, mit denen der Mensch sich zur Arbeitsabwicklung umgibt.

übliche Ausstattung eines Büroarbeitsplatzes:
Arbeitstisch (heute meist auch ein zusätzlicher Tisch für den PC), Arbeitsstuhl, Zusatzmöbel, Arbeitsplatzablagen, Büromaschinen und andere technische Hilfsmittel
 
Möbel (Tische, Schränke usw.) entsprechen grundsätzlich einem einheitlichen Maßsystem, das einerseits von den DIN-Abmessungen der unterzubringenden Unterlagen abgeleitet ist, andererseits die Passfähigkeit einzelner Elemente sichert. Bei der Beschaffung sind insbesondere auch ergonomische Gesichtspunkte zu berücksichtigen, um gesundheitlichen Beeinträchtigungen vorzubeugen.

Neben der Möblierung ist vor allem eine ausreichende Beleuchtung, Belüftung und ein ausreichender Schallschutz zu sichern. Nichtraucher sind vor Rauchern zu schützen.

4.3.    Papier- und Vordruckwesen

Papier:

Das "papierlose Büro" ist ein auf lange Zeit unrealisierbarer Wunschtraum (und gleichzeitig der Alptraum der Archivare!). Die breite Einführung von PC hat einen wachsenden statt sinkenden Papierverbrauch zur Folge. Eine drastische Erhöhung des Papierverbrauchs wurde durch die modernen Kopierer verursacht.

Möglichkeiten zur rationellen Papiernutzung:
- Kopien nur fertigen, wenn dies unbedingt erforderlich ist
- Papier beidseitig bedrucken bzw. kopieren
- Rückseite von Fehldrucken/-kopien für hausinterne Schreiben bzw. als Notizpapier nutzen

Die Verwendung minderer und billigerer Papierqualitäten kann nicht empfohlen werden, da sie einerseits zu höherem Verschleiß von Druckern und Kopierern führen und andererseits oft nicht zur Langzeitarchivierung geeignet sind.


Vordrucke:

Vordrucke = Papiere eines bestimmten Formates mit Aufdruck zur ergänzenden Beschriftung. Voraussetzung für ihren Einsatz sind gleichartige Geschäftsvorfälle, die in einer bestimmten Mindesthäufigkeit auftreten und sich zur Standardisierung eignen.

Vordrucke sollen
- Arbeit ersparen
- den Arbeitsablauf vorgeben und erleichtern
- dem Bürger das Stellen von Anträgen usw. erleichtern.

Dazu müssen Vordrucke
- durch eine Stelle in der Verwaltung erstellt und aktualisiert werden
- bestimmten Gestaltungsregeln folgen
- übersichtlich und auch für den Bürger verständlich sein.

In zunehmendem Maße werden Vordrucke so erstellt, dass sie auch am PC ausgefüllt werden können.

4.4    Kartei, Stempel, Dienstsiegel, Vervielfältigung

Kartei:

Kartei = ungebundenes Buch; Nachfolger des "Zettelkastens".

Beispiele: Einwohnermeldekartei; Kfz.-Register

Karteien werden durch PC-gestützte Datenbanken zunehmend verdrängt.

Stempel:

Stempel dienen der Arbeitsersparnis und der Vereinfachung des Geschäftsganges. Häufig verwendet werden Absenderstempel (z.T. entbehrlich bei Absender im Sichtfenster des Briefumschlages), Posteingangsstempel und Beglaubigungsstempel.

Dienstsiegel:

Siegel =
- die Einprägung des Siegels in eine Urkunde (Prägesiegel) oder
- der Eindruck des Siegels in Siegellack oder Wachs.

Dienstsiegel dienen dazu, behördlichen Äußerungen oder Erklärungen einen urkundlichen Wert zu verleihen. Sie bekräftigen die Echtheit von Urkunden, Bescheinigungen, Beglaubigungen usw.. Dienstsiegel unterliegen gesetzlichen Gestaltungsvorschriften. Sie dürfen nur von namentlich ermächtigten Siegelführern genutzt werden. Dienstsiegel sind i.d.R. nummeriert und personengebunden. Sie sind unter Verschluss zu halten. Eine zentrale Stelle in der Verwaltung führt ein Verzeichnis aller Siegel und -führer, belehrt diese und prüft regelmäßig das Vorhandensein der Dienstsiegel.

Vervielfältigungen:

Vervielfältigung = das Herstellen von Abdrucken oder Wiedergaben einer Vorlage. Die Vorlage kann Schrift, Bild oder Ton sein, neuerdings auch elektronische Daten.

In der Verwaltung ist insbesondere das Vervielfältigen von Bild und Text gebräuchlich. Dabei wird entweder ein Durchschlag gefertigt oder mit Kopierern vervielfältigt. Im weiteren Sinne gehören auch Ausdrucke vom PC dazu.

Durchschläge werden meist mit Durchschreibsätzen bei Vordrucken gefertigt; Kohlepapier ist heute ungebräuchlich.

Kopien werden meist auf Kopierern unterschiedlicher Leistungsfähigkeit (von kleinen Tischkopierern für einzelne Kopien bis zu Großkopierern für mehrere tausend Kopien pro Tag) gefertigt.

Vervielfältigungen sollten nur bei tatsächlichem Bedarf erfolgen, da sie selbst teuer sind und zusätzlichen Lagerplatz (Arbeitsplatz, Archiv) benötigen. Bei allen Vervielfältigungen sind die Urheberrechte zu beachten; insbesondere gilt dies für Karten, Fotos und Grafiken sowie Software.


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Letzte Änderung: 20.11.2004
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