Manuskript für die Ausbildung von Verwaltungsfachangestellten, 1.Ausbildungsjahr
Thema "Arbeitsorganisation und bürowirtschaftliche Abläufe"

III    Grundzüge der Verwaltungsreform

3.    Verwaltung des Schriftgutes

3.1.    Aufgaben der Schriftgutverwaltung

Begriffe:

Schriftgut: Sammelbegriff für Schriftstücke, Vorgänge und Akten; alle aus der Tätigkeit der Behörde erwachsenden amtlichen Unterlagen, unabhängig von dem Material auf dem die Aufzeichnung vorgenommen wurde, also auch: Karteien, Karten, Bild- und Tonaufzeichnungen...

Verwaltung: alle Arbeiten, die dem Ziel dienen,
- Aktenkundigkeit bei Aufgabenerledigung sicherzustellen,
- für die Arbeit richtiges Schriftgut zur rechten Zeit am rechten Ort in der rechten Weise bereitzustellen oder mindestens nachzuweisen,
- Schriftgut vor unbefugtem Zugriff und vor Verfall zu schützen,
- den Aktenbestand durch Aussondern nicht mehr benötigten Schriftgutes zu verringern,
- das Schriftgut für wissenschaftliche Untersuchungen- insbesondere Geschichtsschreibung- zu erhalten.

Funktionen:

- Ordnen = Zusammenfügen oder Trennen von Schriftgut von und zu Akten und Aktenbeständen.

- Registrieren = Aufzeichnen der Merkmale von Schriftstücken, Akten und Aktenbeständen, die der Übersicht, dem Ordnen, dem Wiederfinden, dem Verbleibnachweis und der Terminüberwachung dienen.

- Aufbewahren = Bereithalten von Schriftgut in für den Zugriff geeigneter Weise mit dem Schutz vor dem Zugriff durch Unbefugte, vor Verlust und Verfall.

- Bereitstellen = Vorlegen von Schriftgut, Vorlegen von Aktenverzeichnissen, Erteilen von Auskünften aus dem Schriftgut oder aus Registrierhilfsmitteln.

- Aussondern = Verlagern oder Ausscheiden (Vernichten, Wiederverwerten) von abschließend bearbeitetem Schriftgut, für das die festgelegten Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind oder der Zugriffsbedarf nachgelassen hat bzw. beendet ist.

Ziel:

- zügiges und reibungsloses Verwaltungshandeln
- Schriftgutverwaltung mit angemessenem Kostenaufwand.

Aktenregistratur

Registratur (Ablage): Aufbewahrung und Verwaltung von Schriftgut nach festgelegten Ordnungsmerkmalen.

2 Grundformen der Registratur:

- Serienaktenregistratur: Zeit ist vorherrschender Ordnungsfaktor; Ablage in chronologischer Reihenfolge.

- Sachaktenregistratur: Sache ("Betreff") ist beherrschendes Ordnungselement; Zusammenfassung nach Sachen; zeitliche Ordnung nachrangig.

In der Praxis gibt es kaum eine reine Form. Vorherrschendes Ordnungsprinzip in deutschen Behörden ist seit Jahrhunderten die Sachaktenregistratur.

Schriftgutaufbewahrung

Anforderungen:

- Schriftgut und dessen Behälter schonen
- übersichtliche und griffbereite Anordnung der Akten in den Ablagemöbeln zulassen
- leichte und wenig arbeitsaufwändige Bedienungsweise ermöglichen
- möglichst wenig Raum beanspruchen

Arten:

- Liegende Registratur (heute ungebräuchlich)
- Stehende Registratur
- Hängende Registratur
Häufig verwendet: Stehordner für umfangreichere Akten; Hängeregistratur für Einzelakten.

Ordnungssysteme

Die Aufgabe bestimmt die Ordnungsweise. Mögliche Ordnungssysteme:

- numerisch: Ordnung nach eindeutigen Nummern (z.B. Steuernummer im Finanzamt; Kfz.-Kennzeichen in Zulassungsstelle)
- alphabetisch: Ordnung nach Namen (meist Personen) (z.B. Hilfeempfänger im Sozialamt)
- geographisch: Ordnung nach örtlichen Gesichtspunkten (z.B. Gemeinden in der Kommunalaufsicht)
- sachlich/ systematisch: nach sachlich gleichen Vorgängen; in deutscher Verwaltung üblich
- gemischt: Kombination mehrer Ordnungssysteme

Aktenplan und Aktenzeichen

Funktionen des Aktenplans:

- Darstellung der systematischen Gliederung der Akten nach dem Aufgabengliederungsplan
- Nachweis der vorhandenen Akten

Aufbau:

- meist numerische Gliederung mit den entsprechenden Aufgaben gemäß Aufgabengliederung

In der Kommunalverwaltung wird häufig ein am Muster-Aktenplan der KGSt angelehnter Aktenplan verwendet. Erforderlich ist eine ständige Fortschreibung (zumindest Erweiterung). Aktenpläne sollten aber nicht laufend geändert werden, da dies ein späteres Wiederauffinden von Akten im Archiv erschwert.

Funktionen des Aktenzeichens:

- verleiht der Akte ein eindeutiges Merkmal
- legt Standort der Akte im Bestand wieder
- erleichtert die Anwendung von Registraturhilfsmitteln
- muss seine Aussage auch bei Zuständigkeitswechsel behalten
- soll auf den Aufbewahrungsort hinweisen
- soll das Aussondern erleichtern
- muss als Geschäftszeichen verwendbar sein
- erleichtert Querverweise zwischen Akten.

Aktenführung

Eine geordnete Aktenführung ist eine wichtige Voraussetzung für eine rationelle Verwaltungsarbeit. Da gesonderte Registraturkräfte immer seltener eingesetzt werden, haben die Sachbearbeiter selbst für eine ordentliche Aktenführung zu sorgen und sich die dazu notwendigen Kenntnisse anzueignen.

Organisationsformen (Standort) für die Schriftgutverwaltung:

- besondere Registratur: Gesonderte Organisationseinheit, die ausschließlich das Schriftgut verwaltet; Unterscheidung nach Zentralregistratur und Bereichsregistratur.
- Arbeitsplatzablage: Registratur erfolgt am Arbeitsplatz des Sachbearbeiters durch diesen selbst
Welche Art der Registratur/ Ablage gewählt wird, ist in jeder Verwaltung anhand der konkreten Bedingungen zu entscheiden.

Wirtschaftliche Aktenführung:

Schriftgutaufbewahrung ist teuer. Aus wirtschaftlichen Gründen sollte nur das Schriftgut aufbewahrt werden, das tatsächlich aufbewahrt werden muss, und zwar nur für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum. Zunehmend problematisch ist insbesondere die stetig steigende Zahl von Kopien in den Akten; nahezu alle Schriftstücke sind mindestens doppelt vorhanden. Dies vergrößert den notwendigen Platzbedarf und führt zu aufwändigerer Suche.

Schriftgutarten

Unterteilung des Schriftgutes in
a) Akten
b) sonstiges Schriftgut

a) Akten = nach bestimmten Kriterien geordnete Zusammenfassung von Schriftstücken oder Vorgängen

Unterteilung der Akten:

- nach Wertgesichtspunkten:
- nach Inhalt:
b) sonstiges Schriftgut = insbesondere

- Urkunden, Verträge und Satzungen im Original
- Kassen- und Geschäftsbücher mit Belegen
- Register, Nachweisungen, Listen, Karteien
- Pläne, Karten, Zeichnungen
- Filme, Mikrofilme, Bildmaterial, Tonbänder, Schallplatten, CD, DVD u.ä. Medien
- Datenerfassungsbelege und Datenträger der TUIV
- Drucksachen und Bücher

Altaktenablage und Archivierung

Altablage:

In der Altablage aufbewahrt wird Schriftgut, dessen Bearbeitung abgeschlossen ist und das nur noch selten benötigt wird, aber wegen gesetzlicher oder verwaltungsinterner Vorschriften noch nicht vernichtet werden darf. Die Verwaltung erfolgt durch den Sachbearbeiter bzw. Registrator oder auch durch das Zwischenarchiv, das oftmals durch das Archiv betreut wird. Das Schriftgut bleibt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem Zugriff der verfügungsberechtigten Behörde vorbehalten.

Archivierung:

Im Archiv werden (neben zeithistorischen Dokumenten) ausgesonderte Akten gesammelt, die aus rechtlichen oder historischen Gründen dauernd aufzubewahren sind. Die Entscheidung, welche Unterlagen auf Dauer in das Archiv übernommen werden, trifft nur der Archivar nach fachlichen Gesichtspunkten. Unterlagen, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen zur Kassation (Vernichtung) vorgesehen sind, sind dem Archiv anzubieten. Ausschließlich dort wird über die Kassation entschieden. Die eigenmächtige Vernichtung von Schriftgut ist ein Straftatbestand (§ 133 StGB- Verwahrungsbruch).

Ein gegenwärtig noch unzureichend gelöstes Problem ist die Archivierung elektronischer Daten. Hauptprobleme dabei sind die noch nicht nachgewiesene physische Haltbarkeit der Datenträger sowie die Frage der technische Lesbarkeit der Daten in der Zukunft.


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Letzte Änderung:17.11.2004
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